Кроме залов, где вас обычно встречают библиотекари и помогают вам найти нужную информацию, книгу, журнал и т.д., в библиотеке есть и другие подразделения, без которых она просто не сможет существовать. К таким относится отдел комплектования. Его работа состоит из нескольких направлений:

Первое направление – комплектование фонда. Книги, ноты, диски с фильмами и музыкой мы приобретаем не только в магазинах, но и заказываем в издательствах, активно используя Интернет. Журналы и газеты выписываем в специальных агентствах. При покупке документов (книг, журналов, дисков…) для библиотеки мы руководствуемся интересами наших читателей и рекомендациями лучших специалистов книжного дела. 

Второе направление – учёт документов. Что же это значит? А то, что именно отсюда начинается путь книги, журнала, диска к вам. От того, насколько правильно поступивший документ будет учтён, зависит успешная работа всей библиотеки. Каждой новой книге присваивается свой порядковый номер, который позволяет отличить ее от тысяч других и называется «регистрационный номер». Весь учёт документов в настоящее время ведётся в электронном виде. В отделе комплектования сохранились две уникальные книги учёта: «Инвентарная книга №1 Марийской Республиканской Библиотеки. № 1 по 9935» и « Инвентарная книга Марийского отделения Марийской Республиканской Библиотеки. № 1 по 8825.» Они являются самыми первыми регистрами по учёту библиотечного фонда, и ведут свое начало с двадцатых годов ХХ века.

Третье направление – Работа сектора отдела комплектования. Библиотека самостоятельно определяет источники комплектования, ищет пути добывания средств на комплектование. Освоение новых форм работы стали сегодня вопросом выживания. Ежегодно мы получаем около 4-х тысяч экземпляров в дар от населения. Технологический путь прохождения даров следующий: издания поступают в отдел комплектования, затем приглашаются заведующие отделами и отбирают нужные им издания. Оставшаяся литература передается в сектор комплектования библиотек. Фонд сектора на сегодняшний день насчитывает более 13,5 тысяч экз. Книги из сектора передаются в более нуждающиеся библиотеки: сельские библиотеки, в больницы, санатории, школы, библиотеки воинских частей, детских домов, домов престарелых, УФСИН, либо передаются на стенды «Книговорота» библиотеки, где любой человек, заинтересовавшийся книгой, может бесплатно взять понравившуюся и оставить взамен свою.

Фонд Национальной библиотеки имени С.Г. Чавайна, как и многих библиотек в дореволюционной России, берет свое начало с добровольных пожертвований горожан. Самые значительные пожертвования на приобретение книг внесли весьма известные люди: купцы Булыгин и Тихонов, мировой судья Рябинин, земский врач Агровский, чиновники городской и земской управы, т.к. имели право первоочередного пользования новыми книгами и журналами при ежегодной оплате в 5 рублей.

Добрая традиция дарения продолжается и в наши дни. Дары - это один из существенных источников комплектования библиотеки. А непосредственное общение с дарителями – это непередаваемое ощущение добра, искренности и милосердия. Все подаренные книги занимают достойное место в фонде библиотеки и в результате находят своего нового читателя.

 К сожалению, проблематично перечислить всех дарителей на сайте, но хотелось бы отметить наиболее ценные приобретения (коллекции):

 – Н.Ф. Рыбаков (писатель, государственный руководитель),

 – А.Т. Липатов (учёный-языковед и публицист),

 – А.С. Бакулевский (художник, член Союза художников России),

 – В.А.Чеботкин (художник),

 – В.М. Регеж-Горохов (артист, писатель),

 – В.В. Шапкин (музыкант),

 – В.В. Тумбаев (фотохудожник, член РЛХО «Патриот»),

 – А.Ф. Хобер (поэт, член Союза писателей России),

 – О.М. Герасимов (музыковед, фольклорист),

 – Т.И. Суханова (директор Н.Б.Чавайна с 1997 по 2005 гг.)

Каждое издание, передаваемое в фонд библиотеки в дар, принимается с искренней признательностью и вниманием. Создавая уникальный фонд документов, предоставляя его в пользование современникам, сохраняя для будущих поколений библиотека создает условия для:

- развития науки и культуры;

- распространения знания и информации;

- укрепления взаимопонимания между народами и культурами;

- решения основных социально-экономических и социокультурных задач, обеспечивающих развитие России.